Rozwiązanie dla branży
System dla sygnalistów w administracji i samorządzie
Poufny proces dla złożonych struktur organizacyjnych, zamówień publicznych, wielu jednostek i spraw wymagających bezstronnej oceny.
Specyfika sektora
Kanał zgłoszeń dopasowany do realnej organizacji pracy
Administracja publiczna działa w sformalizowanych strukturach, realizuje zamówienia i dysponuje środkami publicznymi. Zgłoszenie może dotyczyć kierownictwa, kilku komórek albo jednostki obsługiwanej wspólnie. Procedura powinna wskazywać realnie bezstronną ścieżkę, zapewniać poufność oraz pozostawać zrozumiała dla osób wykonujących pracę w różnych jednostkach.
- Rozbudowana struktura
- Kompetencje mogą być podzielone między urząd, jednostki organizacyjne i wspólną obsługę.
- Zamówienia i środki publiczne
- Sprawy wymagają ostrożnej weryfikacji, dokumentowania i unikania konfliktów interesów.
- Bezstronność
- Alternatywna ścieżka jest potrzebna, gdy zgłoszenie dotyczy kierownictwa lub osoby przyjmującej sprawy.
Zakres zgłoszeń
Jakich spraw może dotyczyć zgłoszenie?
Ustawowy katalog naruszeń określa art. 3 ust. 1. Organizacja może dodatkowo objąć procedurą wewnętrzną naruszenia regulacji lub standardów etycznych spełniających warunki art. 3 ust. 2; do tak rozszerzonego zakresu nie stosuje się przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym.
Przykłady z katalogu ustawowego
Zakres art. 3 ust. 1 zależy od przedmiotu konkretnej informacji.
- nieprawidłowości w zamówieniach publicznych
- korupcja
- naruszenia interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu lub Unii Europejskiej
- naruszenia ochrony danych osobowych lub konstytucyjnych praw w relacji z organem władzy publicznej
Możliwy dodatkowy zakres procedury
Te sprawy są objęte procedurą tylko wtedy, gdy organizacja rozszerzyła ją zgodnie z art. 3 ust. 2.
- dyskryminacja lub mobbing
- konflikty interesów niezwiązane z korupcją
- fałszowanie dokumentacji poza katalogiem ustawowym
- naruszenia wewnętrznych regulacji urzędu
Proces w jednym miejscu
Od przyjęcia zgłoszenia do udokumentowania działań
Lex Signal wspiera organizację procesu. Ostateczny zakres procedury, upoważnienia i decyzje w sprawie działań następczych pozostają po stronie podmiotu.
- Poufny kanał
- Do informacji mają dostęp wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
- Jedna historia sprawy
- Zgłoszenie, komunikacja i informacje o działaniach pozostają uporządkowane.
- Terminy i rejestr
- System pomaga pilnować potwierdzenia, informacji zwrotnej i wymaganych danych rejestru.
Podstawa prawna
Obowiązek zależy od organizacji, nie wyłącznie od nazwy branży
Co do zasady rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Pracowników liczy się w przeliczeniu na pełne etaty, a do liczby włącza się również określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Wyjątek od progu dotyczy wyłącznie działalności wskazanej w art. 23 ust. 3 i objętej wymienionymi tam aktami UE. Mniejszy podmiot może ustalić procedurę dobrowolnie na podstawie art. 24 ust. 2.
Procedurę warto dopasować do struktury i profilu działalności. Jest to dobra praktyka, a art. 25 ust. 2 pkt 2 pozwala dodatkowo wskazać charakterystyczne dla organizacji czynniki ryzyka. Obowiązkiem jest natomiast ochrona poufności i niedopuszczenie osób nieupoważnionych do informacji objętych zgłoszeniem.
Art. 23 ust. 1–3, art. 24 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 2 oraz art. 27 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Sprawdź obowiązujący tekst ustawyWdrożenie
Jak dopasowujemy system do specyfiki branży
- 01
Analizujemy jednostki
Ustalamy, które podmioty i grupy osób obejmuje procedura oraz gdzie formalnie trafia zgłoszenie.
- 02
Projektujemy ścieżki zastępcze
Procedura przewiduje obsługę spraw dotyczących kierownictwa i osób zwykle upoważnionych.
- 03
Ujednolicamy dokumentowanie
Potwierdzenia, działania i informacje zwrotne są prowadzone według wspólnego standardu.
Najczęstsze pytania
System sygnalistów w administracji i samorządzie
Czy każda jednostka samorządu musi mieć osobny kanał?
Nie zawsze. Art. 28 ust. 5 pozwala jednostkom samorządu terytorialnego ustalić wspólną procedurę w ramach wspólnej obsługi, pod warunkiem jej odrębności i niezależności od procedury zgłoszeń zewnętrznych. Konkretny model zależy od struktury jednostek i art. 23 ustawy.
Czy gminy poniżej 10 000 mieszkańców podlegają tym samym zasadom?
Art. 23 ust. 5 wyłącza stosowanie rozdziału 3 do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu, jeżeli gmina albo powiat liczy mniej niż 10 000 mieszkańców. Zgodnie z art. 24 ust. 2 dobrowolne ustalenie procedury pozostaje możliwe.
Co zrobić, gdy zgłoszenie dotyczy kierownika jednostki?
Procedura powinna wskazywać bezstronną alternatywę oraz osoby upoważnione do przyjęcia i dalszego prowadzenia takiej sprawy.