Rozwiązanie dla branży
System dla sygnalistów w firmie produkcyjnej
Poufny kanał dostępny także dla osób bez służbowej skrzynki e-mail, uporządkowana obsługa spraw i jeden proces dla wielu lokalizacji.
Specyfika sektora
Kanał zgłoszeń dopasowany do realnej organizacji pracy
Zakłady produkcyjne łączą pracę zmianową, rozproszone lokalizacje, podwykonawców oraz wymagania dotyczące jakości i bezpieczeństwa. System zgłoszeń powinien być prosty dla pracownika hali, a jednocześnie zapewniać osobom obsługującym sprawę kontrolę dostępu, terminy i pełną historię działań.
- Dostępność na zmianie
- Zgłoszenie powinno być możliwe z telefonu lub prywatnego urządzenia, bez dostępu do firmowego komputera.
- Wiele zakładów i ról
- Sprawy mogą dotyczyć konkretnej lokalizacji, linii, dostawcy albo obszaru odpowiedzialności.
- Wrażliwe informacje
- Treść zgłoszenia może obejmować dane pracowników, tajemnice przedsiębiorstwa i dokumentację procesową.
Zakres zgłoszeń
Jakich spraw może dotyczyć zgłoszenie?
Ustawowy katalog naruszeń określa art. 3 ust. 1. Organizacja może dodatkowo objąć procedurą wewnętrzną naruszenia regulacji lub standardów etycznych spełniających warunki art. 3 ust. 2; do tak rozszerzonego zakresu nie stosuje się przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym.
Przykłady z katalogu ustawowego
Zakres art. 3 ust. 1 zależy od przedmiotu konkretnej informacji.
- korupcja w zakupach i relacjach z dostawcami
- naruszenia bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
- naruszenia przepisów ochrony środowiska
- naruszenia ochrony danych osobowych
Możliwy dodatkowy zakres procedury
Te sprawy są objęte procedurą tylko wtedy, gdy organizacja rozszerzyła ją zgodnie z art. 3 ust. 2.
- naruszenia zasad bezpieczeństwa pracy
- fałszowanie dokumentacji lub wyników kontroli
- konflikty interesów niezwiązane z korupcją
- naruszenia wewnętrznych standardów jakości
Proces w jednym miejscu
Od przyjęcia zgłoszenia do udokumentowania działań
Lex Signal wspiera organizację procesu. Ostateczny zakres procedury, upoważnienia i decyzje w sprawie działań następczych pozostają po stronie podmiotu.
- Poufny kanał
- Do informacji mają dostęp wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
- Jedna historia sprawy
- Zgłoszenie, komunikacja i informacje o działaniach pozostają uporządkowane.
- Terminy i rejestr
- System pomaga pilnować potwierdzenia, informacji zwrotnej i wymaganych danych rejestru.
Podstawa prawna
Obowiązek zależy od organizacji, nie wyłącznie od nazwy branży
Co do zasady rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Pracowników liczy się w przeliczeniu na pełne etaty, a do liczby włącza się również określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Wyjątek od progu dotyczy wyłącznie działalności wskazanej w art. 23 ust. 3 i objętej wymienionymi tam aktami UE. Mniejszy podmiot może ustalić procedurę dobrowolnie na podstawie art. 24 ust. 2.
Procedurę warto dopasować do struktury i profilu działalności. Jest to dobra praktyka, a art. 25 ust. 2 pkt 2 pozwala dodatkowo wskazać charakterystyczne dla organizacji czynniki ryzyka. Obowiązkiem jest natomiast ochrona poufności i niedopuszczenie osób nieupoważnionych do informacji objętych zgłoszeniem.
Art. 23 ust. 1–3, art. 24 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 2 oraz art. 27 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Sprawdź obowiązujący tekst ustawyWdrożenie
Jak dopasowujemy system do specyfiki branży
- 01
Mapujemy lokalizacje i dostęp
Ustalamy, kto ma zgłaszać, z jakich urządzeń i do jakiego zespołu mają trafiać sprawy.
- 02
Konfigurujemy kategorie
Dopasowujemy formularz do realnych ryzyk zakładu, bez utrudniania dokonania zgłoszenia.
- 03
Porządkujemy obsługę
Wyznaczamy osoby odpowiedzialne, zakresy dostępu, komunikację oraz sposób dokumentowania działań.
Najczęstsze pytania
System sygnalistów w firmie produkcyjnej
Czy pracownik produkcji może zgłosić sprawę bez firmowego e-maila?
Tak. Dostęp do formularza zgłoszeniowego może odbywać się przez bezpośredni link lub kod QR, także z prywatnego urządzenia.
Czy jeden system może obsługiwać kilka zakładów?
Tak. Organizacja może uporządkować formularz i dostęp do spraw według lokalizacji lub odpowiedzialnych zespołów.
Czy system zastępuje procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Nie. Narzędzie wspiera realizację procesu, ale organizacja nadal ustala procedurę zgodną z ustawą i własną strukturą.