Rozwiązanie dla branży
System dla sygnalistów w placówce medycznej
Poufna komunikacja i ograniczony dostęp do spraw w środowisku, w którym zgłoszenia mogą dotyczyć pacjentów, personelu, danych i jakości opieki.
Specyfika sektora
Kanał zgłoszeń dopasowany do realnej organizacji pracy
Placówki medyczne pracują w warunkach wysokiej odpowiedzialności, z udziałem wielu grup zawodowych i zewnętrznych podmiotów. Kanał zgłoszeń powinien pozwalać bezpiecznie przekazać informację, oddzielić sprawy wymagające różnych kompetencji oraz ograniczyć dostęp do osób rzeczywiście upoważnionych.
- Poufność i dane
- Zgłoszenie może zawierać dane o zdrowiu lub informacje pozwalające zidentyfikować pacjenta i personel.
- Wiele grup zawodowych
- Lekarze, pielęgniarki, administracja, personel techniczny i kontraktorzy pracują w odmiennych warunkach.
- Pilność spraw
- Niektóre sygnały mogą wymagać szybkiego przekazania do osoby posiadającej właściwe kompetencje.
Zakres zgłoszeń
Jakich spraw może dotyczyć zgłoszenie?
Ustawowy katalog naruszeń określa art. 3 ust. 1. Organizacja może dodatkowo objąć procedurą wewnętrzną naruszenia regulacji lub standardów etycznych spełniających warunki art. 3 ust. 2; do tak rozszerzonego zakresu nie stosuje się przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym.
Przykłady z katalogu ustawowego
Zakres art. 3 ust. 1 zależy od przedmiotu konkretnej informacji.
- naruszenia dotyczące zdrowia publicznego
- naruszenia ochrony danych osobowych
- korupcja
- nieprawidłowości w zamówieniach publicznych
Możliwy dodatkowy zakres procedury
Te sprawy są objęte procedurą tylko wtedy, gdy organizacja rozszerzyła ją zgodnie z art. 3 ust. 2.
- naruszenia wewnętrznych procedur jakości opieki
- niewłaściwe warunki pracy
- dyskryminacja lub mobbing
- inne naruszenia regulacji wewnętrznych objęte procedurą
Proces w jednym miejscu
Od przyjęcia zgłoszenia do udokumentowania działań
Lex Signal wspiera organizację procesu. Ostateczny zakres procedury, upoważnienia i decyzje w sprawie działań następczych pozostają po stronie podmiotu.
- Poufny kanał
- Do informacji mają dostęp wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
- Jedna historia sprawy
- Zgłoszenie, komunikacja i informacje o działaniach pozostają uporządkowane.
- Terminy i rejestr
- System pomaga pilnować potwierdzenia, informacji zwrotnej i wymaganych danych rejestru.
Podstawa prawna
Obowiązek zależy od organizacji, nie wyłącznie od nazwy branży
Co do zasady rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Pracowników liczy się w przeliczeniu na pełne etaty, a do liczby włącza się również określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Wyjątek od progu dotyczy wyłącznie działalności wskazanej w art. 23 ust. 3 i objętej wymienionymi tam aktami UE. Mniejszy podmiot może ustalić procedurę dobrowolnie na podstawie art. 24 ust. 2.
Procedurę warto dopasować do struktury i profilu działalności. Jest to dobra praktyka, a art. 25 ust. 2 pkt 2 pozwala dodatkowo wskazać charakterystyczne dla organizacji czynniki ryzyka. Obowiązkiem jest natomiast ochrona poufności i niedopuszczenie osób nieupoważnionych do informacji objętych zgłoszeniem.
Art. 23 ust. 1–3, art. 24 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 2 oraz art. 27 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Sprawdź obowiązujący tekst ustawyWdrożenie
Jak dopasowujemy system do specyfiki branży
- 01
Rozdzielamy odpowiedzialność
Określamy, które osoby przyjmują zgłoszenia i kiedy sprawa wymaga zaangażowania dodatkowych specjalistów.
- 02
Ograniczamy zakres danych
Formularz pomaga zebrać informacje potrzebne do oceny sprawy bez pozyskiwania danych na zapas.
- 03
Ustalamy bezpieczną komunikację
Sygnalista może otrzymać potwierdzenie i informację zwrotną w ramach poufnego kanału.
Najczęstsze pytania
System sygnalistów w placówce medycznej
Czy w zgłoszeniu należy podawać dane pacjenta?
Zakres informacji powinien być ograniczony do danych niezbędnych dla konkretnej sprawy. Formularz i komunikaty można ułożyć tak, aby nie zachęcały do przekazywania nadmiarowych danych.
Czy kanał może być dostępny dla osób na kontraktach?
Tak. Dostęp może obejmować osoby wykonujące pracę na różnych podstawach oraz inne grupy wskazane w procedurze organizacji.
Czy zgłoszenia trafiają automatycznie do przełożonego?
Nie muszą. Organizacja wskazuje bezstronną osobę lub jednostkę odpowiedzialną za działania następcze i konfiguruje dostęp zgodnie z procedurą.
Czy ustawa obejmuje informacje chronione tajemnicą medyczną?
Nie. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy jej przepisów nie stosuje się do informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów medycznych. Kanał i instrukcje powinny uwzględniać to wyłączenie oraz wskazywać inne właściwe ścieżki postępowania.