Rozwiązanie dla branży
System dla sygnalistów w biurze rachunkowym
Bezpieczne przyjmowanie zgłoszeń dotyczących finansów, danych, konfliktów interesów i sposobu realizacji usług dla klientów.
Specyfika sektora
Kanał zgłoszeń dopasowany do realnej organizacji pracy
Biura rachunkowe i działy finansowe pracują na danych wielu podmiotów, dokumentach księgowych i informacjach objętych tajemnicą zawodową lub przedsiębiorstwa. Kanał zgłoszeń powinien wyraźnie oddzielać przyjmowanie sygnału od zwykłej obsługi klienta oraz ograniczać dostęp do treści sprawy.
- Dane wielu klientów
- Sprawa może dotyczyć dokumentów lub operacji wykonywanych na rzecz innego podmiotu.
- Rozdzielenie ról
- Osoba przyjmująca zgłoszenie nie zawsze powinna prowadzić jego dalszą weryfikację.
- Dokładna dokumentacja
- Historia komunikacji, decyzji i działań pomaga zachować spójność obsługi sprawy.
Zakres zgłoszeń
Jakich spraw może dotyczyć zgłoszenie?
Ustawowy katalog naruszeń określa art. 3 ust. 1. Organizacja może dodatkowo objąć procedurą wewnętrzną naruszenia regulacji lub standardów etycznych spełniających warunki art. 3 ust. 2; do tak rozszerzonego zakresu nie stosuje się przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym.
Przykłady z katalogu ustawowego
Zakres art. 3 ust. 1 zależy od przedmiotu konkretnej informacji.
- naruszenia ochrony danych osobowych
- naruszenia zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
- korupcja
- naruszenia dotyczące opodatkowania osób prawnych lub interesów finansowych państwa i UE
Możliwy dodatkowy zakres procedury
Te sprawy są objęte procedurą tylko wtedy, gdy organizacja rozszerzyła ją zgodnie z art. 3 ust. 2.
- manipulowanie dokumentacją lub rozliczeniami poza katalogiem ustawowym
- konflikty interesów niezwiązane z korupcją
- niewłaściwe naciski na pracowników
- naruszenia wewnętrznych standardów zawodowych
Proces w jednym miejscu
Od przyjęcia zgłoszenia do udokumentowania działań
Lex Signal wspiera organizację procesu. Ostateczny zakres procedury, upoważnienia i decyzje w sprawie działań następczych pozostają po stronie podmiotu.
- Poufny kanał
- Do informacji mają dostęp wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
- Jedna historia sprawy
- Zgłoszenie, komunikacja i informacje o działaniach pozostają uporządkowane.
- Terminy i rejestr
- System pomaga pilnować potwierdzenia, informacji zwrotnej i wymaganych danych rejestru.
Podstawa prawna
Obowiązek zależy od organizacji, nie wyłącznie od nazwy branży
Co do zasady rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Pracowników liczy się w przeliczeniu na pełne etaty, a do liczby włącza się również określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Wyjątek od progu dotyczy wyłącznie działalności wskazanej w art. 23 ust. 3 i objętej wymienionymi tam aktami UE. Mniejszy podmiot może ustalić procedurę dobrowolnie na podstawie art. 24 ust. 2.
Procedurę warto dopasować do struktury i profilu działalności. Jest to dobra praktyka, a art. 25 ust. 2 pkt 2 pozwala dodatkowo wskazać charakterystyczne dla organizacji czynniki ryzyka. Obowiązkiem jest natomiast ochrona poufności i niedopuszczenie osób nieupoważnionych do informacji objętych zgłoszeniem.
Art. 23 ust. 1–3, art. 24 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 2 oraz art. 27 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Sprawdź obowiązujący tekst ustawyWdrożenie
Jak dopasowujemy system do specyfiki branży
- 01
Oddzielamy kanały
Wyraźnie rozróżniamy zgłoszenie naruszenia od reklamacji, pytania klienta lub zwykłej korespondencji.
- 02
Ustalamy upoważnienia
Dostęp do spraw otrzymują konkretne osoby, zgodnie z rolą w przyjmowaniu i weryfikacji zgłoszeń.
- 03
Budujemy powtarzalny proces
Terminy, komunikacja i dokumentowanie działań są prowadzone według jednego schematu.
Najczęstsze pytania
System sygnalistów w biurze rachunkowym
Czy kanał zgłoszeń jest tym samym co skrzynka reklamacyjna?
Nie. Powinien mieć odrębny cel, zasady poufności, upoważnione osoby i proces działań następczych.
Czy biuro rachunkowe może obsługiwać kanał dla klienta?
Art. 28 ust. 1 pozwala na podstawie umowy powierzyć podmiotowi zewnętrznemu przyjmowanie zgłoszeń, potwierdzanie ich przyjęcia, przekazywanie informacji zwrotnej i informacji o procedurze. Nie przenosi to odpowiedzialności organizacji, a weryfikację i działania następcze należy zorganizować zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3 i art. 28 ust. 4.
Czy zgłoszenie może dotyczyć danych klienta?
Może zawierać informacje związane z relacją zawodową, ale organizacja powinna przetwarzać wyłącznie dane niezbędne do przyjęcia zgłoszenia i działań następczych.