Rozwiązanie dla branży
System dla sygnalistów w finansach i ubezpieczeniach
Kontrolowany kanał dla organizacji pracujących z pieniędzmi, danymi klientów, produktami finansowymi i rozbudowanymi obowiązkami regulacyjnymi.
Specyfika sektora
Kanał zgłoszeń dopasowany do realnej organizacji pracy
Instytucje finansowe i ubezpieczeniowe funkcjonują w środowisku wysokiego ryzyka regulacyjnego, konfliktów interesów oraz ochrony danych. Zgłoszenia mogą dotyczyć procesów sprzedażowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, nadużyć wewnętrznych lub relacji z klientem. System powinien uzupełniać istniejące funkcje compliance, a nie tworzyć równoległy, nieskoordynowany obieg.
- Wiele obowiązków regulacyjnych
- Zakres kanału trzeba zestawić z innymi obowiązującymi procedurami i liniami raportowania.
- Konflikty interesów
- Sprawy mogą dotyczyć sprzedaży, wynagrodzeń, klientów, pośredników lub kadry zarządzającej.
- Dane finansowe
- Dostęp do zgłoszenia i załączników wymaga ścisłego ograniczenia oraz właściwych upoważnień.
Zakres zgłoszeń
Jakich spraw może dotyczyć zgłoszenie?
Ustawowy katalog naruszeń określa art. 3 ust. 1. Organizacja może dodatkowo objąć procedurą wewnętrzną naruszenia regulacji lub standardów etycznych spełniających warunki art. 3 ust. 2; do tak rozszerzonego zakresu nie stosuje się przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym.
Przykłady z katalogu ustawowego
Zakres art. 3 ust. 1 zależy od przedmiotu konkretnej informacji.
- naruszenia dotyczące usług, produktów i rynków finansowych
- naruszenia zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
- naruszenia praw konsumentów
- korupcja lub naruszenia ochrony danych osobowych
Możliwy dodatkowy zakres procedury
Te sprawy są objęte procedurą tylko wtedy, gdy organizacja rozszerzyła ją zgodnie z art. 3 ust. 2.
- konflikty interesów niezwiązane z korupcją
- naruszenia wewnętrznych standardów sprzedażowych
- nieprawidłowości kadrowe
- inne naruszenia regulacji wewnętrznych objęte procedurą
Proces w jednym miejscu
Od przyjęcia zgłoszenia do udokumentowania działań
Lex Signal wspiera organizację procesu. Ostateczny zakres procedury, upoważnienia i decyzje w sprawie działań następczych pozostają po stronie podmiotu.
- Poufny kanał
- Do informacji mają dostęp wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
- Jedna historia sprawy
- Zgłoszenie, komunikacja i informacje o działaniach pozostają uporządkowane.
- Terminy i rejestr
- System pomaga pilnować potwierdzenia, informacji zwrotnej i wymaganych danych rejestru.
Podstawa prawna
Obowiązek zależy od organizacji, nie wyłącznie od nazwy branży
Co do zasady rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Pracowników liczy się w przeliczeniu na pełne etaty, a do liczby włącza się również określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Wyjątek od progu dotyczy wyłącznie działalności wskazanej w art. 23 ust. 3 i objętej wymienionymi tam aktami UE. Mniejszy podmiot może ustalić procedurę dobrowolnie na podstawie art. 24 ust. 2.
Procedurę warto dopasować do struktury i profilu działalności. Jest to dobra praktyka, a art. 25 ust. 2 pkt 2 pozwala dodatkowo wskazać charakterystyczne dla organizacji czynniki ryzyka. Obowiązkiem jest natomiast ochrona poufności i niedopuszczenie osób nieupoważnionych do informacji objętych zgłoszeniem.
Art. 23 ust. 1–3, art. 24 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 2 oraz art. 27 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Sprawdź obowiązujący tekst ustawyWdrożenie
Jak dopasowujemy system do specyfiki branży
- 01
Mapujemy istniejące kanały
Ustalamy relacje między zgłoszeniami sygnalistów, compliance, bezpieczeństwem i reklamacjami klientów.
- 02
Konfigurujemy role
Dostęp i przekazywanie spraw odpowiadają kompetencjom oraz wymogowi bezstronności.
- 03
Porządkujemy dokumentację
Komunikacja, decyzje i działania pozostają w jednej historii sprawy z kontrolowanym dostępem.
Najczęstsze pytania
System sygnalistów w finansach i ubezpieczeniach
Czy w sektorze finansowym zawsze obowiązuje próg 50 osób?
Art. 23 ust. 3 wskazuje, że próg nie ma zastosowania do działalności objętej określonymi aktami UE dotyczącymi usług, produktów i rynków finansowych oraz AML/CFT. Zakres zastosowania wymaga oceny konkretnej działalności.
Czy kanał sygnalistów zastępuje reklamację klienta?
Nie. Reklamacje, zgłoszenia fraudowe, incydenty bezpieczeństwa i zgłoszenia sygnalistów powinny mieć jasno opisane, skoordynowane ścieżki.
Czy system może współpracować z funkcją compliance?
Tak. Organizacja określa osoby upoważnione i sposób prowadzenia działań następczych, zachowując wymogi bezstronności oraz poufności.