Rozwiązanie dla branży
System dla sygnalistów w handlu i e-commerce
Jeden poufny kanał dla centrali, sklepów, magazynów i pracowników sezonowych, dostępny niezależnie od miejsca i formy pracy.
Specyfika sektora
Kanał zgłoszeń dopasowany do realnej organizacji pracy
Handel łączy dużą liczbę punktów, zmienny personel, sprzedaż internetową, magazyny oraz przetwarzanie danych klientów. Informacje o nadużyciach często pojawiają się z dala od centrali. Dobrze opisany kanał pomaga pracownikowi wybrać właściwą ścieżkę, a organizacji zachować poufność i spójnie prowadzić sprawę.
- Wiele punktów sprzedaży
- Zgłoszenia powinny zawierać kontekst sklepu lub magazynu bez ujawniania ich szerokiemu gronu.
- Sezonowość i rotacja
- Dostęp do procedury musi być czytelny także dla nowych i czasowych członków zespołu.
- Dane klientów
- Sprawy mogą dotyczyć informacji płatniczych, kont użytkowników i sposobu wykorzystania danych.
Zakres zgłoszeń
Jakich spraw może dotyczyć zgłoszenie?
Ustawowy katalog naruszeń określa art. 3 ust. 1. Organizacja może dodatkowo objąć procedurą wewnętrzną naruszenia regulacji lub standardów etycznych spełniających warunki art. 3 ust. 2; do tak rozszerzonego zakresu nie stosuje się przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym.
Przykłady z katalogu ustawowego
Zakres art. 3 ust. 1 zależy od przedmiotu konkretnej informacji.
- naruszenia ochrony danych klientów
- naruszenia praw konsumentów
- naruszenia bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
- naruszenia bezpieczeństwa żywności lub korupcja
Możliwy dodatkowy zakres procedury
Te sprawy są objęte procedurą tylko wtedy, gdy organizacja rozszerzyła ją zgodnie z art. 3 ust. 2.
- kradzieże i nadużycia magazynowe
- manipulowanie sprzedażą lub zwrotami poza katalogiem ustawowym
- mobbing, dyskryminacja lub molestowanie
- konflikty interesów niezwiązane z korupcją
Proces w jednym miejscu
Od przyjęcia zgłoszenia do udokumentowania działań
Lex Signal wspiera organizację procesu. Ostateczny zakres procedury, upoważnienia i decyzje w sprawie działań następczych pozostają po stronie podmiotu.
- Poufny kanał
- Do informacji mają dostęp wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
- Jedna historia sprawy
- Zgłoszenie, komunikacja i informacje o działaniach pozostają uporządkowane.
- Terminy i rejestr
- System pomaga pilnować potwierdzenia, informacji zwrotnej i wymaganych danych rejestru.
Podstawa prawna
Obowiązek zależy od organizacji, nie wyłącznie od nazwy branży
Co do zasady rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Pracowników liczy się w przeliczeniu na pełne etaty, a do liczby włącza się również określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Wyjątek od progu dotyczy wyłącznie działalności wskazanej w art. 23 ust. 3 i objętej wymienionymi tam aktami UE. Mniejszy podmiot może ustalić procedurę dobrowolnie na podstawie art. 24 ust. 2.
Procedurę warto dopasować do struktury i profilu działalności. Jest to dobra praktyka, a art. 25 ust. 2 pkt 2 pozwala dodatkowo wskazać charakterystyczne dla organizacji czynniki ryzyka. Obowiązkiem jest natomiast ochrona poufności i niedopuszczenie osób nieupoważnionych do informacji objętych zgłoszeniem.
Art. 23 ust. 1–3, art. 24 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 2 oraz art. 27 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Sprawdź obowiązujący tekst ustawyWdrożenie
Jak dopasowujemy system do specyfiki branży
- 01
Łączymy sklepy i centralę
Tworzymy wspólny punkt wejścia z możliwością wskazania właściwej lokalizacji lub kanału sprzedaży.
- 02
Rozdzielamy typy spraw
Komunikaty pomagają odróżnić zgłoszenie naruszenia od reklamacji klienta lub incydentu operacyjnego.
- 03
Zapewniamy ciągłość
Historia sprawy nie ginie przy zmianie kierownika, sezonu ani osoby prowadzącej postępowanie.
Najczęstsze pytania
System sygnalistów w handlu i e-commerce
Czy jeden kanał może działać dla całej sieci sklepów?
Tak. Formularz może uwzględniać sklep, magazyn lub jednostkę, a obsługę można zorganizować zgodnie z przyjętą procedurą.
Czy klient powinien korzystać z kanału dla sygnalistów?
Kanał nie zastępuje reklamacji ani obsługi konsumenta. Zakres osób i informacji objętych procedurą należy jasno wyjaśnić na stronie zgłoszeniowej.
Jak udostępnić kanał pracownikom bez firmowego e-maila?
Można wykorzystać bezpośredni adres strony oraz kod QR w materiałach wdrożeniowych, zapleczu sklepu lub intranecie.