Rozwiązanie dla branży
System dla sygnalistów w logistyce i transporcie
Mobilny kanał dostępny dla kierowców, magazynierów, kurierów i podwykonawców oraz spójna obsługa spraw w rozproszonej sieci operacyjnej.
Specyfika sektora
Kanał zgłoszeń dopasowany do realnej organizacji pracy
Firmy logistyczne pracują przez całą dobę, łączą transport, magazyny, terminale i wielu zewnętrznych partnerów. Informacja o nieprawidłowości może powstać poza biurem i dotyczyć kilku lokalizacji jednocześnie. Kanał powinien działać na telefonie, jasno wskazywać sposób zgłoszenia oraz kierować sprawę do osób, które mogą ją bezstronnie ocenić.
- Zespoły w ruchu
- Kierowcy i kurierzy często nie korzystają z firmowego komputera ani skrzynki e-mail.
- Łańcuch podwykonawców
- Zgłoszenie może dotyczyć przewoźnika, agencji pracy, operatora magazynu albo partnera zagranicznego.
- Presja czasu
- Szybkie operacje nie mogą prowadzić do pomijania bezpieczeństwa, dokumentacji i zasad zgodności.
Zakres zgłoszeń
Jakich spraw może dotyczyć zgłoszenie?
Ustawowy katalog naruszeń określa art. 3 ust. 1. Organizacja może dodatkowo objąć procedurą wewnętrzną naruszenia regulacji lub standardów etycznych spełniających warunki art. 3 ust. 2; do tak rozszerzonego zakresu nie stosuje się przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym.
Przykłady z katalogu ustawowego
Zakres art. 3 ust. 1 zależy od przedmiotu konkretnej informacji.
- naruszenia bezpieczeństwa transportu
- naruszenia przepisów ochrony środowiska
- korupcja w zakupach i wyborze przewoźników
- naruszenia ochrony danych osobowych
Możliwy dodatkowy zakres procedury
Te sprawy są objęte procedurą tylko wtedy, gdy organizacja rozszerzyła ją zgodnie z art. 3 ust. 2.
- naruszenia bezpieczeństwa i higieny pracy niezwiązane z bezpieczeństwem transportu
- fałszowanie czasu pracy lub dokumentacji poza katalogiem ustawowym
- kradzieże i manipulowanie przesyłkami
- naruszenia regulacji wewnętrznych
Proces w jednym miejscu
Od przyjęcia zgłoszenia do udokumentowania działań
Lex Signal wspiera organizację procesu. Ostateczny zakres procedury, upoważnienia i decyzje w sprawie działań następczych pozostają po stronie podmiotu.
- Poufny kanał
- Do informacji mają dostęp wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
- Jedna historia sprawy
- Zgłoszenie, komunikacja i informacje o działaniach pozostają uporządkowane.
- Terminy i rejestr
- System pomaga pilnować potwierdzenia, informacji zwrotnej i wymaganych danych rejestru.
Podstawa prawna
Obowiązek zależy od organizacji, nie wyłącznie od nazwy branży
Co do zasady rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Pracowników liczy się w przeliczeniu na pełne etaty, a do liczby włącza się również określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Wyjątek od progu dotyczy wyłącznie działalności wskazanej w art. 23 ust. 3 i objętej wymienionymi tam aktami UE. Mniejszy podmiot może ustalić procedurę dobrowolnie na podstawie art. 24 ust. 2.
Procedurę warto dopasować do struktury i profilu działalności. Jest to dobra praktyka, a art. 25 ust. 2 pkt 2 pozwala dodatkowo wskazać charakterystyczne dla organizacji czynniki ryzyka. Obowiązkiem jest natomiast ochrona poufności i niedopuszczenie osób nieupoważnionych do informacji objętych zgłoszeniem.
Art. 23 ust. 1–3, art. 24 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 2 oraz art. 27 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Sprawdź obowiązujący tekst ustawyWdrożenie
Jak dopasowujemy system do specyfiki branży
- 01
Projektujemy dostęp mobilny
Kanał udostępniamy przez link lub kod QR w miejscach dostępnych dla zespołów terenowych.
- 02
Odwzorowujemy sieć
Formularz pozwala wskazać lokalizację, oddział, trasę lub partnera bez rozbudowanej biurokracji.
- 03
Ustalamy przekazywanie spraw
Zgłoszenia trafiają do upoważnionych osób zgodnie z tematyką i strukturą organizacji.
Najczęstsze pytania
System sygnalistów w logistyce i transporcie
Czy kierowca może dokonać zgłoszenia z prywatnego telefonu?
Tak. Kanał internetowy może być dostępny bez firmowego konta i działać z poziomu zwykłej przeglądarki mobilnej.
Czy system może objąć magazyny i spółki transportowe?
System można uporządkować według lokalizacji i podmiotów. Prawny model wspólnej obsługi należy dopasować do struktury grupy i art. 28 ustawy.
Czy każde zdarzenie operacyjne jest zgłoszeniem sygnalisty?
Nie. Reklamacja, incydent techniczny i informacja o naruszeniu prawa mogą wymagać różnych procesów. Procedura powinna jasno objaśniać zakres kanału.