Rozwiązanie dla branży
System dla sygnalistów w kancelarii i usługach prawnych
Kontrolowany dostęp do wrażliwych spraw, bezpieczna komunikacja i czytelne rozdzielenie kanału zgłoszeń od obsługi klienta.
Specyfika sektora
Kanał zgłoszeń dopasowany do realnej organizacji pracy
Kancelarie i zespoły doradcze pracują na informacjach objętych tajemnicą, prowadzą sprawy wielu klientów i opierają relacje na zaufaniu. Kanał zgłoszeń wymaga szczególnie ostrożnego określenia upoważnień, zakresu zbieranych danych oraz zasad wyłączania osób pozostających w konflikcie interesów.
- Tajemnica i poufność
- Treść zgłoszenia może stykać się z informacjami klienta lub materiałami z prowadzonej sprawy.
- Konflikt interesów
- Osoba zwykle odpowiedzialna za compliance może być powiązana ze zgłoszeniem lub klientem.
- Różne role zawodowe
- Partnerzy, prawnicy, aplikanci, administracja i współpracownicy funkcjonują w odmiennej strukturze odpowiedzialności.
Zakres zgłoszeń
Jakich spraw może dotyczyć zgłoszenie?
Ustawowy katalog naruszeń określa art. 3 ust. 1. Organizacja może dodatkowo objąć procedurą wewnętrzną naruszenia regulacji lub standardów etycznych spełniających warunki art. 3 ust. 2; do tak rozszerzonego zakresu nie stosuje się przepisów o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym.
Przykłady z katalogu ustawowego
Zakres art. 3 ust. 1 zależy od przedmiotu konkretnej informacji.
- korupcja lub niedozwolone korzyści
- naruszenia ochrony danych osobowych
- naruszenia zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy, gdy mają zastosowanie
- nieprawidłowości w zamówieniach publicznych
Możliwy dodatkowy zakres procedury
Te sprawy są objęte procedurą tylko wtedy, gdy organizacja rozszerzyła ją zgodnie z art. 3 ust. 2.
- konflikty interesów niezwiązane z korupcją
- nieprawidłowości w rozliczeniach poza katalogiem ustawowym
- dyskryminacja, mobbing lub molestowanie
- naruszenia wewnętrznych zasad zawodowych
Proces w jednym miejscu
Od przyjęcia zgłoszenia do udokumentowania działań
Lex Signal wspiera organizację procesu. Ostateczny zakres procedury, upoważnienia i decyzje w sprawie działań następczych pozostają po stronie podmiotu.
- Poufny kanał
- Do informacji mają dostęp wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
- Jedna historia sprawy
- Zgłoszenie, komunikacja i informacje o działaniach pozostają uporządkowane.
- Terminy i rejestr
- System pomaga pilnować potwierdzenia, informacji zwrotnej i wymaganych danych rejestru.
Podstawa prawna
Obowiązek zależy od organizacji, nie wyłącznie od nazwy branży
Co do zasady rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Pracowników liczy się w przeliczeniu na pełne etaty, a do liczby włącza się również określone osoby świadczące odpłatną pracę na innej podstawie. Wyjątek od progu dotyczy wyłącznie działalności wskazanej w art. 23 ust. 3 i objętej wymienionymi tam aktami UE. Mniejszy podmiot może ustalić procedurę dobrowolnie na podstawie art. 24 ust. 2.
Procedurę warto dopasować do struktury i profilu działalności. Jest to dobra praktyka, a art. 25 ust. 2 pkt 2 pozwala dodatkowo wskazać charakterystyczne dla organizacji czynniki ryzyka. Obowiązkiem jest natomiast ochrona poufności i niedopuszczenie osób nieupoważnionych do informacji objętych zgłoszeniem.
Art. 23 ust. 1–3, art. 24 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 2 oraz art. 27 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Sprawdź obowiązujący tekst ustawyWdrożenie
Jak dopasowujemy system do specyfiki branży
- 01
Analizujemy upoważnienia
Ustalamy osoby przyjmujące sprawy oraz bezpieczną ścieżkę na wypadek konfliktu interesów.
- 02
Ograniczamy dane
Formularz nie zachęca do przesyłania dokumentów lub informacji niepotrzebnych do wstępnej oceny.
- 03
Oddzielamy procesy
Kanał zgłoszeń pozostaje odrębny od poczty klienta, reklamacji i bieżącej obsługi prawnej.
Najczęstsze pytania
System sygnalistów w kancelarii i usługach prawnych
Czy ustawa obejmuje informacje objęte tajemnicą zawodową prawnika?
Nie. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy jej przepisów nie stosuje się do informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów prawniczych. Kanał powinien wyraźnie informować o tym wyłączeniu i ograniczać przekazywanie chronionych informacji.
Co zrobić, gdy zgłoszenie dotyczy osoby obsługującej kanał?
Procedura powinna przewidywać alternatywną, bezstronną ścieżkę przyjmowania i prowadzenia takich spraw.
Czy kancelaria może obsługiwać zgłoszenia klienta?
Art. 28 ust. 1 pozwala na podstawie umowy powierzyć podmiotowi zewnętrznemu przyjmowanie zgłoszeń, potwierdzanie ich przyjęcia, przekazywanie informacji zwrotnej i informacji o procedurze. Nie przenosi to odpowiedzialności klienta, a weryfikację i działania następcze należy zorganizować zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3 i art. 28 ust. 4.