Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Jak prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych? Wymogi i najlepsze praktyki

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych to systematyczne prowadzenie ewidencji zgłoszeń naruszeń prawa dokonywanych przez sygnalistów w ramach organizacji. Rejestr powinien obejmować numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, datę zgłoszenia, dane kontaktowe sygnalisty, podjęte działania następcze oraz datę zakończenia sprawy. Prowadzenie rejestru jest niezbędne do monitorowania zgłoszeń, śledzenia działań następczych i zapewnienia zgodności z przepisami prawa. Rejestr powinien być przechowywany w sposób zapewniający poufność danych i dostępność tylko dla upoważnionych osób. Organizacje muszą również regularnie przeglądać i aktualizować rejestr, aby zapewnić jego aktualność i dokładność.

Elementy rejestru zgłoszeń wewnętrznych

Każdy rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien zawierać następujące elementy:

1. Numer zgłoszenia: Unikalny identyfikator przypisany do każdego zgłoszenia w celu łatwego śledzenia i zarządzania.

2. Przedmiot naruszenia: Krótki opis naruszenia prawa, którego dotyczy zgłoszenie.

3. Data zgłoszenia: Dokładna data, kiedy zgłoszenie zostało złożone przez sygnalistę.

4. Dane kontaktowe sygnalisty: Informacje umożliwiające kontakt z sygnalistą, przy zachowaniu zasad poufności.

5. Podjęte działania następcze: Opis działań podjętych w odpowiedzi na zgłoszenie, w tym wyniki weryfikacji i podjęte środki zaradcze.

6. Data zakończenia sprawy: Data, kiedy sprawa została oficjalnie zakończona.

Podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 29, ust. 1

Najlepsze praktyki w prowadzeniu rejestru

Aby zapewnić skuteczność i zgodność z przepisami prawa, organizacje powinny stosować następujące najlepsze praktyki:

1. Zachowanie poufności: Rejestr powinien być przechowywany w bezpieczny sposób, aby tylko upoważnione osoby miały do niego dostęp.

2. Regularne przeglądy: Organizacje powinny regularnie przeglądać i aktualizować rejestr, aby zapewnić jego dokładność i aktualność.

3. Szkolenie personelu: Osoby odpowiedzialne za prowadzenie rejestru powinny być odpowiednio przeszkolone w zakresie zasad poufności i ochrony danych.

4. Stosowanie technologii: Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi technologicznych może pomóc w skutecznym zarządzaniu rejestrem i zapewnieniu zgodności z przepisami.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, oraz informację o podjętych działaniach następczych

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 29, ust. 4

Przechowywanie i dostęp do rejestru

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych musi być przechowywany w sposób zapewniający ochronę danych osobowych oraz ich poufność. Dostęp do rejestru powinny mieć jedynie osoby upoważnione, które są odpowiedzialne za weryfikację i działania następcze:

1. Zabezpieczenie danych: Stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

2. Kontrola dostępu: Ustanowienie ścisłych zasad dotyczących tego, kto i w jakich okolicznościach może uzyskać dostęp do rejestru.

3. Okres przechowywania: Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze powinny być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami (Art. 29, ust. 5).

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 29, ust. 5

Podsumowanie

Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych jest kluczowym elementem zarządzania zgłoszeniami sygnalistów i zapewnienia zgodności z przepisami prawa. Organizacje muszą dbać o dokładność, poufność i aktualność rejestru, aby skutecznie monitorować zgłoszenia i podejmować odpowiednie działania następcze. Regularne przeglądy i szkolenie personelu są niezbędne, aby utrzymać wysoki standard zarządzania rejestrem i ochrony danych.