Czym jest zgłaszanie nieprawidłowości?
Co to jest zgłaszanie nieprawidłowości?
Zgłoszenie nieprawidłowości, znane również jako sygnalizacja naruszeń, to proces, w którym sygnalista informuje o zauważonych naruszeniach prawa, standardów etycznych lub procedur wewnętrznych organizacji. Ustawa o ochronie sygnalistów precyzyjnie określa procedury zgłaszania oraz ochronę sygnalistów.
Rodzaje zgłoszeń nieprawidłowościZgłoszenia nieprawidłowości można podzielić na dwa główne rodzaje:
Zgłoszenia wewnętrzne: Dokonywane w ramach organizacji, najczęściej do wyznaczonej jednostki organizacyjnej. Organizacje są zobowiązane do ustanowienia procedur umożliwiających łatwe i bezpieczne dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych (Art. 24 ustawy o ochronie sygnalistów).
Zgłoszenia zewnętrzne: Skierowane do odpowiednich organów publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich. Zgłoszenia zewnętrzne są szczególnie istotne, gdy organizacja nie podejmuje odpowiednich działań w odpowiedzi na zgłoszenie wewnętrzne lub gdy istnieje ryzyko działań odwetowych (Art. 30 ustawy o ochronie sygnalistów).
Procedura zgłaszania nieprawidłowości
Proces zgłaszania nieprawidłowości powinien być transparentny, bezpieczny i łatwo dostępny dla wszystkich pracowników oraz innych osób związanych z organizacją. Oto kluczowe kroki w procedurze zgłaszania nieprawidłowości:
Przygotowanie zgłoszenia: Sygnalista powinien zebrać wszelkie niezbędne informacje dotyczące naruszenia, takie jak opis incydentu, daty, miejsca, zaangażowane osoby oraz dowody, które mogą potwierdzić zgłoszenie.
Dokonanie zgłoszenia: Zgłoszenia mogą być dokonywane przykładowo elektronicznie przy pomocy zewnętrznej usługi. Organizacje muszą zapewnić, że zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane w sposób zgodny z przepisami prawa (Art. 26 ustawy o ochronie sygnalistów).
Weryfikacja zgłoszenia: Po otrzymaniu zgłoszenia, organizacja lub odpowiedni organ publiczny przeprowadza wstępną weryfikację, aby ocenić wiarygodność zgłoszenia oraz określić dalsze kroki (Art. 32 ustawy o ochronie sygnalistów).
Działania następcze: Organizacja jest zobowiązana do podjęcia odpowiednich działań w odpowiedzi na zgłoszenie, w tym przeprowadzenia dochodzenia, wdrożenia środków naprawczych oraz poinformowania sygnalisty o podjętych krokach (Art. 25, Art. 34 ustawy o ochronie sygnalistów).
Ochrona sygnalisty: Ustawa zapewnia ochronę sygnalisty przed działaniami odwetowymi. Sygnaliści mają prawo do anonimowości oraz do ochrony ich tożsamości, co jest kluczowe dla zachęcania do zgłaszania naruszeń (Art. 6, Art. 12 ustawy o ochronie sygnalistów).
Dlaczego zgłoszenie nieprawidłowości jest ważne?
Zgłaszanie nieprawidłowości jest istotne z kilku powodów:
Ochrona interesu publicznego: Informowanie o naruszeniach prawa pomaga w eliminacji działań, które mogą szkodzić społeczeństwu, środowisku czy gospodarce.
Zapewnienie zgodności: Organizacje, które promują i wdrażają efektywne systemy zgłaszania naruszeń, mogą lepiej zapewnić zgodność z przepisami prawa oraz wewnętrznymi politykami i procedurami.
Budowanie zaufania: Przejrzyste i skuteczne procedury zgłaszania naruszeń budują zaufanie wśród pracowników, klientów i partnerów biznesowych.
Podsumowanie
Zgłoszenie nieprawidłowości to proces, który umożliwia identyfikację i eliminację naruszeń prawa oraz nieetycznych działań w organizacji. Dzięki odpowiednim procedurom, ochronie sygnalistów i skutecznym działaniom następczym, organizacje mogą zapewnić zgodność z przepisami prawa, budować zaufanie i promować kulturę transparentności i odpowiedzialności. Ustawa o ochronie sygnalistów zapewnia ramy prawne, które chronią sygnalistów i umożliwiają skuteczne zgłaszanie naruszeń, co jest kluczowe dla zdrowego i etycznego środowiska pracy.
