Zgłoszenia wewnętrzne

Jak wygląda procedura zgłoszeń wewnętrznych? Krok po kroku

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to proces ustalony przez podmiot prawny, który umożliwia sygnalistom zgłaszanie naruszeń prawa w ramach organizacji. Procedura ta jest kluczowym elementem systemu ochrony sygnalistów i powinna być jasno określona oraz łatwo dostępna dla wszystkich pracowników. Przyjrzyjmy się krok po kroku, jak powinna wyglądać prawidłowo wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych.

Kluczowe elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych

Każda procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zawierać następujące elementy:

1. Wyznaczenie odpowiedzialnych jednostek i osób: Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna jasno określać wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń. Może to być wewnętrzny dział compliance, osoba pełniąca rolę Compliance Officera lub dedykowana komisja.

2. Metody przekazywania zgłoszeń: Procedura powinna umożliwiać zgłaszanie naruszeń ustnie, pisemnie lub elektronicznie. Powinna również zawierać szczegółowe informacje na temat sposobów zgłaszania oraz adresów kontaktowych.

3. Ochrona tożsamości sygnalisty: Ustawa nakłada obowiązek zapewnienia poufności tożsamości sygnalisty. Procedura powinna zawierać zapisy gwarantujące, że dane osobowe sygnalisty będą chronione i nieujawniane bez jego zgody.

4. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia: W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, organizacja musi potwierdzić jego przyjęcie sygnaliście, chyba że nie podał on adresu do kontaktu (Art. 25, ust. 1 pkt 5).

5. Działania następcze: Procedura powinna jasno określać tryb postępowania z informacjami o naruszeniach, w tym działania następcze mające na celu weryfikację zgłoszenia i podjęcie odpowiednich kroków.

6. Informacja zwrotna: Sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną na temat podjętych działań w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (Art. 25, ust. 1 pkt 7).

7. Regularny przegląd i aktualizacja: Organizacje są zobowiązane do regularnego przeglądu i aktualizacji procedur, aby zapewnić ich skuteczność i zgodność z obowiązującymi przepisami (Art. 49).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa: wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 25, ust. 1 pkt 1

Przykłady działań niezgodnych z prawem w kontekście zgłoszeń wewnętrznych

1. Nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie: Przymusowe wysyłanie sygnalisty na badania, w tym psychiatryczne, bez uzasadnionej potrzeby.

2. Wstrzymanie udziału w szkoleniach: Ograniczanie dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe jako forma represji.

3. Przekazanie obowiązków innemu pracownikowi: Odbieranie dotychczasowych obowiązków i przekazywanie ich innym pracownikom.

Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 1

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 12, ust. 2

Więcej o działaniach odwetowych dowiesz sie tutaj.

Konsekwencje prawne za nieprzestrzeganie procedur zgłoszeń wewnętrznych

1. Grzywny: Nakładanie kar finansowych na pracodawców lub osoby odpowiedzialne za nieprzestrzeganie procedur zgłoszeń wewnętrznych.

2. Kary ograniczenia wolności: Możliwość nałożenia kary ograniczenia wolności na osoby winne naruszeń procedur.

3. Kary pozbawienia wolności: W przypadkach szczególnie uporczywego naruszania procedur, możliwe jest nałożenie kary pozbawienia wolności do lat 2 (Art. 55 ustawy o ochronie sygnalistów).

Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 58

Więcej o działaniach odwetowych dowiesz sie tutaj.

Podsumowanie

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest niezbędnym narzędziem w każdej organizacji, która dąży do zapewnienia zgodności z przepisami prawa oraz ochrony sygnalistów. Właściwie wdrożona procedura nie tylko chroni prawa sygnalistów, ale także przyczynia się do tworzenia transparentnego i odpowiedzialnego środowiska pracy. Organizacje muszą regularnie przeglądać i aktualizować swoje procedury, aby były one skuteczne i zgodne z obowiązującymi przepisami. Dbanie o to, aby procedura była jasna, przejrzysta i dostępna dla wszystkich pracowników, jest kluczowe dla jej skuteczności.