Kanały zgłaszania naruszeń

Jakie są kanały zgłaszania naruszeń? Przewodnik dla sygnalistów

Kanały zgłaszania naruszeń to różnorodne metody, za pomocą których sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa. Mogą one obejmować zgłoszenia ustne, pisemne, elektroniczne, a także zgłoszenia za pośrednictwem specjalnych systemów zgłaszania naruszeń, takich jak Lex Signal. Kanały zgłaszania muszą zapewniać poufność, bezpieczeństwo danych i łatwość użytkowania. Organizacje są zobowiązane do informowania pracowników o dostępnych kanałach zgłaszania oraz do zapewnienia, że zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane w sposób zgodny z przepisami prawa.

Rodzaje kanałów zgłaszania naruszeń

Istnieje kilka głównych rodzajów kanałów zgłaszania naruszeń, które mogą być używane przez sygnalistów:

1. Zgłoszenia ustne: Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia ustnie, na przykład podczas spotkania twarzą w twarz lub za pośrednictwem telefonu.

2. Zgłoszenia pisemne: Tradycyjne formy zgłoszeń pisemnych, takie jak listy, mogą być również używane do zgłaszania naruszeń.

3. Zgłoszenia elektroniczne: Zgłoszenia mogą być składane za pośrednictwem e-maila, specjalnych formularzy online lub aplikacji do zgłaszania naruszeń.

4. Systemy zgłaszania naruszeń: Specjalistyczne systemy, takie jak Lex Signal, które oferują zaawansowane funkcje zapewniające poufność i bezpieczeństwo zgłoszeń.

Kanały komunikacji przyjęte przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organ publiczny na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 42

Wymogi dotyczące kanałów zgłaszania

Kanały zgłaszania muszą spełniać określone wymogi, aby były skuteczne i zgodne z prawem:

1. Poufność: Kanały zgłaszania muszą gwarantować, że tożsamość sygnalisty oraz treść zgłoszenia pozostają poufne.

2. Bezpieczeństwo danych: Zgłoszenia muszą być chronione przed dostępem nieupoważnionych osób za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

3. Łatwość użytkowania: Kanały zgłaszania powinny być łatwo dostępne i proste w użyciu, aby każdy pracownik mógł z nich skorzystać bez trudności.

Podmiot prawny zapewnia, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 27, ust. 1

Informowanie pracowników

Organizacje są zobowiązane do informowania pracowników o dostępnych kanałach zgłaszania naruszeń:

1. Komunikacja wewnętrzna: Regularne informowanie pracowników o dostępnych kanałach zgłaszania oraz procedurach zgłaszania naruszeń.

2. Szkolenia: Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników na temat znaczenia zgłaszania naruszeń oraz sposobów korzystania z dostępnych kanałów.

3. Dokumentacja: Udostępnianie jasnych i szczegółowych informacji na temat kanałów zgłaszania w formie dokumentów dostępnych dla wszystkich pracowników.

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 24, ust. 6

Przykłady kanałów zgłaszania w praktyce

1. Hotline: Specjalna linia telefoniczna dedykowana do zgłaszania naruszeń.

2. Formularze online: Bezpieczne formularze dostępne na intranecie lub stronie internetowej organizacji.

3. Bezpieczne skrzynki pocztowe: Fizyczne skrzynki, w których pracownicy mogą anonimowo składać zgłoszenia.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego

- Ustawa o ochronie sygnalistów, Art. 30, ust. 1

Podsumowanie

Kanały zgłaszania naruszeń odgrywają kluczową rolę w ochronie sygnalistów i skutecznym przeciwdziałaniu naruszeniom prawa. Organizacje muszą zapewnić, że dostępne są różnorodne, bezpieczne i poufne metody zgłaszania, a pracownicy są dobrze poinformowani o sposobach ich użycia. Implementacja skutecznych kanałów zgłaszania jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także elementem budowania kultury transparentności i odpowiedzialności w miejscu pracy.